Fazit nach einem Dreivierteljahr
Teil 2
Im Interview: Simone Schrön, Leiterin Human Resources der Börlind GmbH
Seit drei Generationen steht BÖRLIND für Innovationskraft und nachhaltiges Handeln.
Der Hersteller wirksamer Naturkosmetik gehört zu den ersten Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben. Mit der Besonderheit, die Mitarbeiterkommunikation ein großes Stück voranzubringen.
Der Kosmetikhersteller Börlind nimmt bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes eine Vorreiterrolle ein. Das Unternehmen setzt mit whistle.law auf eine digitale Lösung.
Den ersten Teil den Interviews lesen Sie hier.
Seit wann nutzen Sie whistle.law als Tool?
Wir haben es im Sommer 2022 installiert und es war schön zu sehen, dass es auf uns individuell angepasst und stellenweise erweitert wurde. Denn ausschlaggebend für uns war, dass wir das System für weit mehr als nur den Hinweisgeberschutz nutzen können. Es ermöglicht uns jene Lücken in der Unternehmenskommunikation zu schließen, die wir bis dato generell noch hatten, beispielsweise die Aspekte digitale Anwendung und Anonymisierbarkeit. Mit geringem Aufwand haben wir das Tool auf verschiedene Sprachen eingerichtet. Wir waren begeistert, wie unkompliziert wir das System sogar auf unsere firmeneigene Duz-Kultur konfigurieren konnten und nun auch verschiedene Kategorien im Rahmen unseres Vorschlagsmanagement abdecken.
Die EU-Hinweisgeberrichtlinie wird hierzulande erst von wenigen Unternehmen umgesetzt. Manche haben zwar einen Plan, wie sie die Umsetzung gestaltet werden, der Großteil der Firmen allerdings hat sich noch gar nicht mit den neuen Anforderungen beschäftigt.
Wieso haben Sie sich entschieden, das System schon so bald einzurichten?
Wir haben uns für eine frühzeitige Umsetzung entschieden, da die Absicht des Gesetzes großen Sinn macht und auch bei uns eine Lücke schließt. Whistleblower geben bis dato ihre Meldungen vor allem über analoge Wege und personelle Instanzen ab. Hotlines sind ebenso denkbar wie die physische Variante via E-Mail oder ein klassischer Meldebriefkasten, den es bei uns davor auch schon gab. Uns war aber schnell klar, dass die digitale Lösung eine ganze Reihe an Vorteilen bringt – für alle Beteiligten.
Und welche sind das konkret?
Für die Gewährleistung des Anspruchs an Anonymität, externe Eingabemöglichkeiten und zeitliches Tracking war die digitale Lösung das Mittel der Wahl. Wir haben uns für das System von whistle.law entschieden, weil es uns zeitgleich noch viel mehr Möglichkeiten bietet: Wir decken über dieses System beispielsweise unsere internen Tipps und Anregungen genau wie die Fragen an die Geschäftsführung ab. Ein großer Vorteil ist, dass wir viel schneller reagieren, als wenn etwa ein Hinweis in den analogen Kummerkasten eingeworfen wurde – damals war so etwas erst nach drei Monaten bei mir auf dem Tisch, jetzt sehe ich es sofort.
Wie haben Sie das Tool eingeführt und bei der Belegschaft kommuniziert?
Wir haben dazu die Blitzschulung per Videocall genutzt. Wer nicht dabei sein konnte, für den stand die Aufzeichnung zur Verfügung. So haben wir whistle.law vorgestellt und erklärt – was ist weiter wie nutzbar und was gibt es nicht mehr, was ist neu. In der monatlichen schriftlichen Mitteilung der Geschäftsführung gab es dazu einiges nachzulesen und wir haben das Thema immer wieder aufgegriffen. Vor allem laden wir die Belegschaft regelmäßig dazu ein, die digitale Cloudlösung zu nutzen. Wir haben übrigens zwei Kanäle eingerichtet – sowohl für externe Hinweise als auch zur internen Nutzung.
Welche Erfahrungen haben Sie nach nunmehr einem Dreivierteljahr gemacht?
Die internen Themen, die über das System bei uns eingehen, sind bisher harmlos und zum Glück noch nichts, was das Gesetz als relevanten Hinweis definiert. Vielmehr sind es Aspekte, die unsere Beschäftigten gerne mal auf die Agenda setzen oder besprechen wollen. Bislang beschränken sich die über das neue System eingegangenen Hinweise auf Verbesserungsvorschläge. Manchmal geht es um Befindlichkeiten oder Dinge, die einfach mal im Betrieb angesprochen werden sollen.
Welche Themen kommen denn so herein?
Durch Corona beispielsweise fiel in den letzten Jahren das Sommerfest aus. Manche Hinweise widmen sich diesem Umstand – die Menschen vermissen dieses Event und wünschen es sich zurück. Manche nutzen einfach den neuen Meldekanal, anstatt uns eine E-Mail zu schreiben. Einmal wurden wir darauf aufmerksam gemacht, dass die Hygieneartikel in der Damentoilette leer sind. Vermutlich hatte da jemand Scham, direkt zum Besteller zu gehen – also wussten wir davon und konnten uns umgehend darum kümmern.
Die Anonymität hat also durchaus einen Stellenwert?
Diese wird durchaus genutzt, wobei wir auch nicht-anonymisierte Hinweise erhalten. Mich wundert manchmal, was anonymisiert reinkommt, weil es gar nicht heikel oder brisant ist. Doch wenn sich die Menschen damit wohler fühlen, ist es völlig in Ordnung – Hauptsache, der Kanal wird genutzt, wir werden auf Themen aufmerksam und können etwas unternehmen. Ich halte es für absolut genial, dass wir über das System auch mit einem anonymen Hinweisgeber kommunizieren und in den Austausch kommen können, ohne seine Identität zu lüften. Dadurch können wir bei Bedarf wichtige Nachfragen zum Sachverhalt stellen und dem Hinweisgeber transparent machen, was wir in die Wege leiten, um seinem Hinweis nachzugehen. Das ist eine sehr positive Ergänzung. Einmal gab es eine nette Begebenheit: Auf dem Büroflur sprach mich jemand an und berichtete, dass er einen Hinweis anonym im System eingestellt hat – das hatte fast schon etwas Humorvolles.
Gab es auch schon externe Meldung?
Nein, solche gab es seither noch keine. Ich denke das liegt an unserem sehr guten Kundenservice, der erreichbar ist und unsere Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner auf hervorragend geschultes Personal treffen. Anliegen werden hier direkt angesprochen, beraten und geklärt. Unsere Anwender sind es gewohnt, schnelle und professionelle Hilfe zu bekommen. Wer etwas melden will, kann das hier tun – vermutlich wird daher bislang nicht nach anderen Möglichkeiten gesucht.
Wie gehen Sie mit einem Hinweis um?
Es gibt dafür einen entsprechenden Prozess, der zentral in der Personalabteilung angesiedelt ist. Bei uns gibt es zwei zuständige Personen, die das System administrieren und den Kontakt zu whistle.law halten. Die Hinweise gehen schriftlich über das System ein. Bei der Eingabe kann der Hinweisgeber sein Anliegen bereits einem Themenkomplex zuweisen. Dass der Empfängerkreis themenspezifisch unterschiedlich definiert ist, funktioniert über das Tool ganz hervorragend. Je nach Thema geht der Hinweis direkt an die Geschäftsführung oder bei einer bestimmten Produktkategorie wird die entsprechende Qualitätssicherung involviert.
Sie arbeiten also nach einem Vier-Augen-Prinzip?
Vier Augen und zwei Abteilungen – so ist sichergestellt, dass kein Hinweis nur von einer Person gesehen, etwas gemauschelt oder schlimmstenfalls unter den Teppich gekehrt werden kann. Ein allgemeiner Hinweis schlägt beispielsweise sowohl bei uns in der Personalabteilung als auch in der Geschäftsführung auf. Dem voran geht die Vorauswahl eines Themas, falls ein Fachbereich betroffen ist. Das ist einerseits effizient und schon andererseits die Ressourcen aller Beteiligten. Über das System lässt sich auch genau nachvollziehen, was mit dem Hinweis gemacht wurde. Eine Meldung ist ja erst der Startschuss, dann geht es darum, den Hinweis sauber abzuwickeln. Wir legen dabei Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung, wollen am Prozesse feilen, effektiv sein.
Aktuell ist einiges in Bewegung, das Gesetz rückt in greifbare Nähe. Sie sind ja nun schon bestens ausgerüstet – merken Sie trotzdem etwas davon?
Das Thema Hinweisgeberschutz wird immer aggressiver an uns Personaler gespielt. Die Wahrnehmung unter Personalern und Verantwortlichen ist in den letzten Wochen gestiegen. Viele Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen kontaktieren uns und wollen von uns lernen, unsere Erfahrungen hören. Über Verbände und Foren werden wir als Best Practice angefragt, man sucht unseren Rat. Ihr habt da doch was… dann erzählen wir gerne, wie wir whistle.law nutzen. Nach dem Gesetzesabschluss werden wir vermutlich noch Anpassungen vornehmen. Aktuell sind wir sehr zufrieden mit dem System.
Was raten Sie anderen Unternehmen?
Die Maßnahmen rund um den Meldeschutz frühzeitig umzusetzen, macht absolut Sinn. Ein richtiges Verhalten braucht aus meiner Sicht nicht immer ein Gesetz mit Strafkatalog. Ich rate jedem, sich jetzt schon um das Thema zu kümmern, aktiv zu werden und das Hinweisgebersystem zu implementieren. Für uns war das der beste Weg. Ohnehin wollten wir die Mitarbeiterkommunikation digitalisieren, noch transparenter machen, Lücken schließen. Weil wir das proaktiv gemacht haben, konnten wir dem Ganzen einen positiven und konstruktiven Rahmen geben und einen super Start hinlegen. Wenn ein Unternehmen so ein System rein im Zuge des Gesetzes einführt, stelle ich mir das schwieriger vor. Keiner sollte warten, bis er zum Meldesystem verdonnert wird. Wer darin die Chance begreift, seine Kommunikationswege zu verbessern, hat die Nase vorn.
Weitere Beiträge zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie in unserem Blog.
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