FAQ - Frequently Asked Questions

whistle.law ist ein Online-Meldekanal, das heißt ein IT-gestütztes Whistleblowing-System. Ein IT-gestütztes Whistleblowing-System ist ein internetbasierter und verschlüsselter Meldekanal für die Kommunikation zwischen Whistleblowern und den Hinweisempfängern. Hinweisempfänger sind die jeweiligen internen Meldestellen bei den Unternehmen des privaten wie öffentlichen Sektors, die nach der Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind. Die bei dem jeweiligen Verpflichteten eingerichtete interne Meldestelle betreibt den Meldekanal, wie den whistle.law Meldekanal. Mittels des Meldekanals von whistle.law können die Whistleblower und die Hinweisempfänger Dokumente austauschen und über einen individuell zur Verfügung stehenden Kommunikationskanal in Kontakt bleiben. Das funktioniert unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität. Whistleblower können dabei selbst entscheiden, ob sie anonym bleiben möchten. Wenn Sie also eine vertrauliche Meldung an die zuständigen Hinweisempfänger senden möchten, nutzen Sie den geschützten Online-Meldekanal von whistle.law.

Was sind Whistleblower? Was ist Whistleblowing? Laut der Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) und dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Whistleblower (auch hinweisgebende Personen genannt) alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Meldestellen melden. Das heißt Whistleblower können alle Personen sein, die potenziell Kenntnis von einem Verstoß im beruflichen Umfeld erlangt haben könnten. Hierzu zählen u.a. Arbeitnehmer, Auszubildende, Kunden, Lieferanten, Bewerber, Selbständige, Praktikanten und Organmitglieder von Gesellschaften wie z.B. Aufsichtsratsmitglieder einer Aktiengesellschaft.

Die Verpflichtung trifft juristische Personen des privaten Sektors mit mindestens 50 Beschäftigten. Zudem sind Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. aus der Finanz- und Versicherungsbranche, aber auch börsennotierte Unternehmen, Immobilienmakler und zahlreiche weitere Unternehmen) verpflichtet, eine interne Meldestelle unabhängig ihrer Beschäftigtenzahl einzurichten.

Daneben werden juristische Personen des öffentlichen Sektors, u.a. Gebiets-, Personal- sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene mit mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet. Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich diese Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht. Das jeweilige Landesrecht kann vorgesehen, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen sind. Zum öffentlichen Sektor zählen auch sämtliche in Form einer eigentlich privatrechtlichen Rechtsform organisierten Unternehmen in (mehrheitlich) öffentlicher Trägerschaft bzw. mit beherrschendem Einfluss durch staatliche Stellen.

Der Bundestag hat am 16. Dezember 2022 das intensiv vorbereitete Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Das HinSchG wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und tritt am 2. Juli 2023 in Kraft.

Spätestens mit dem Inkrafttreten des HinSchG sind Unternehmen des privaten wie öffentlichen Sektors mit mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, ein Whistleblowing-System einzurichten. Allerdings haben Unternehmen des privaten Sektors mit 50 bis 249 Beschäftigten hinsichtlich der Einrichtung interner Meldekanäle eine Schonfrist bzw. Übergangsphase bis zum 17. Dezember 2023. Demgegenüber ist den Unternehmen des öffentlichen Sektors zu raten, die Einrichtung interner Meldestellen auch bei einer Beschäftigtenanzahl unter 50 aufgrund der vermutlich unmittelbaren Geltung der Whistleblowing-Richtlinie für den öffentlichen Sektor ernsthaft in Erwägung zu ziehen. Die Whistleblowing-Richtlinie könnte diese Unternehmen des öffentlichen Sektors somit bereits seit Ablauf der Umsetzungsfrist, d.h. seit dem 18. Dezember 2021, zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichten.

• Sämtliche Verstöße gegen Unionsvorschriften.
• Verstöße gegen nationale Vorschriften; hierzu zählen insbesondere:

• Strafbewehrte Handlungen
• Bußgeldbewehrte Handlungen, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
• Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und -konformität
• Rechnungslegung, Audits und interne Finanzkontrollen
• Sicherheit im Straßenverkehr, Seeverkehr und Luftverkehr
• Umweltschutz, Gesundheit und Sicherheit
• Datenschutz
• Verbraucherschutz
• Vergaberecht
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
• Missbrauch/Unterschlagung von Vermögenswerten oder Dienstleistungen

Whistleblower (Hinweisgeber*innen) können mit ihren Meldungen die Aufdeckung, die Verhütung und die Abschreckung von Betrug, Korruption und sonstigen gegen die finanziellen Interessen der Union und der nationalen Mitgliedstaaten gerichteten widerrechtlichen Handlungen erleichtern.

Denn Verstöße gegen Unionsrecht oder auch bestimmte nationale Vorschriften können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen haben. Ohne Informationen von Arbeitnehmern oder anderen Person, für die es aufgrund ihrer Interessenlage von Belang ist, wie sich ein Unternehmen des privaten oder öffentlichen Sektors verhält (z. B. Kunden, Lieferanten oder Aufsichtsratsmitglieder), ist es fast unmöglich, rechtswidriges oder missbräuchliches Handlungen aufzudecken, da die Nichteinhaltung von Vorschriften oft mit Verheimlichung einhergeht. Durch die Bereitstellung von Meldungen tragen Sie dazu bei, finanzielle und rufschädigende Schäden frühzeitig zu erkennen, zu klären und Präventivmaßnahmen zu treffen. So kann das Unternehmen rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung einleiten, aus den Verstößen lernen und unternehmensinterne Prozesse und Strukturen optimieren.

Whistleblower (Hinweisgeber*innen) werden durch die Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), und damit durch den Meldekanal whistle.law besonders geschützt. Unser Meldekanal whistle.law hat als Online-Meldekanal entsprechend der Vorgaben der Whistleblowing-Richtlinie und des nationalen HinSchG die Vertraulichkeit der Identität der Whistleblower (Hinweisgeber*in) zu wahren, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei (vgl. Frage: „Was kann gemeldet werden?“). Zum anderen wird neben der Vertraulichkeit der Identität der Whistleblower auch die Vertraulichkeit der Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind (z.B. Beschuldigte), sowie aller sonstigen in der Meldung genannten Personen gewahrt.

Die Identität der vorgenannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Weil potenzielle Whistleblower aus Angst vor Repressalien häufig davor zurückgeschreckt sind, ihre Bedenken oder ihren Verdacht zu melden, werden Whistleblower durch die Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) und dem nationalen Umsetzungsgesetz, dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), jetzt besonders geschützt. Meldungen der Whistleblower werden deshalb über whistle.law verschlüsselt und vertraulich behandelt. Ihre Identität wird, soweit sie dies durch ausgewählte Angabe bestimmter, persönlicher Kontaktdaten wünschen und es gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Repressalien und sonstige Benachteiligungen gegen Whistleblower werden nicht geduldet, untersucht und gegebenenfalls geahndet.

Als Whistleblower können Sie sich dazu entscheiden, (i) die Meldung unter Angabe aller oder lediglich ausgewählter persönlicher Kontaktdaten (u.a. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) abzugeben. Ihre Identität wird dabei ausschließlich den zuständigen Bearbeitern beim Hinweisempfängern, d.h. den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt. Alternativ können Sie (ii) die Meldung auch anonym abgeben, dann wird Ihre Identität keinem bekannt. Unternehmen sind auch verpflichtet die Abgabe anonymer Meldungen sowie deren Bearbeitung zu gewährleisten. 

Wir dürfen noch darauf hinweisen, dass der Fairness-Gedanke auch für die Person oder Personen gilt, die eines Verstoßes verdächtigt sind. Bis zum Beweis des Gegenteils gilt stets die Unschuldsvermutung. Als „neutrale Aufklärungspersonen“ gehen Hinweisempfänger auch solchen Umständen nach, die eines Verstoßes Beschuldigte entlasten können. Wer einen anderen vorsätzlich oder grob fahrlässig eines Verstoßes beschuldigt, begeht selbst einen Verstoß, der untersucht und gegebenenfalls geahndet wird.

Ist Ergebnis der Untersuchung, dass kein Verstoß festgestellt wurde, wird der des Verstoßes Verdächtigte auf Wunsch unterstützt, dies in seinem Beschäftigungsumfeld in geeigneter und angemessener Form klarzustellen, um zu verhindern, dass dessen Reputation geschädigt wird.

Der Eingang Ihrer Meldung wird Ihnen unverzüglich bzw. spätestens nach sieben Tagen bestätigt. Daraufhin folgt die Prüfung, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fällt (vgl. Frage: „Was kann gemeldet werden?“). Nach dieser Kontrollprüfung wird die Meldung an die zuständige Abteilung des Hinweisempfängers weitergeleitet und auf Stichhaltigkeit geprüft. Bei Bedarf wird der Whistleblower (Hinweisgeber*in) um weitere Informationen ersucht. Nach Prüfung der Stichhaltigkeit gibt die interne Meldestelle dem Whistleblower innerhalb von drei Monaten, spätestens jedoch drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Mögliche Folgemaßnahmen sind insbesondere: (i) interne Untersuchungen bei dem durch das HinSchG verpflichteten Unternehmen des privaten wie öffentlichen Sektors, (ii) Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder (iii) die Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an Gerichte oder zuständige Behörden.

Bitte kontrollieren Sie deshalb auf Ihrem individuellen Kommunikationskanal in regelmäßigen Abständen den Eingang der Eingangsbestätigung zu Ihrer Meldung oder sonstiger Rückmeldungen, die für die Aufklärung des Falles wichtig sind. Hierzu geben Sie die UUID (Universally Unique Identifier), die automatisch generiert wurde und welche Sie der Eingangsbestätigung in Form des pdf-Dokuments entnehmen können, in Ihren Browser sowie – bei Abfrage – das von Ihnen ausgewählte Passwort ein, um auf Ihre konkrete Meldung bzw. das Verfahren zu Ihrer Meldung jederzeit zugreifen zu können.

Zum Ende des Meldeprozesses, d.h. nach Absenden Ihrer Meldung, erhalten Sie eine Empfangsbestätigung in Form einer pdf-Datei. Um diese Datei öffnen zu können, müssen Sie zuvor ein selbst gewähltes Passwort vergeben. Zudem erhält die Meldung eine automatisch generierte UUID (Universally Unique Identifier) zugewiesen, die Sie sich wie das Passwort zwingend merken müssen, sofern Sie die Empfangsbestätigung nicht ausdrucken oder abspeichern; alternativ können Sie die UUID als Lesezeichen in Ihrem Browser speichern. Mit dem Passwort und der automatisch generierten UUID überprüfen Sie bitte regelmäßig Ihren Hinweis bzw. den Fortgang des Verfahrens zu Ihrem Hinweis bei whistle.law. Mit der UUID und Ihrem selbst gewählten Passwort haben Sie Zugriff auf die anonyme und individuell für Ihre Meldung generierten Kommunikationskanal, wobei dies kein genereller Kommunikationskanal (im Sinne eines Postfachs) für sämtliche Ihrer Meldungen ist, sondern ein jeweils individuell eingerichteter Kommunikationskanal für die jeweilige Meldung. Hier können Sie Ihre Meldung verfolgen, Antworten des Hinweisempfängers einsehen und Ergänzungen senden.

Alternativ oder ergänzend zum Online-Meldekanal können Hinweisempfänger die Aufgaben der internen Meldestelle auf einen oder mehrere externe Dienstleister, die sogenannten Ombudspersonen, übertragen. Die Ombudsperson bildet im Gegensatz zum Online-Meldekanal einen persönlichen Meldekanal zur Abgabe von Meldungen im Rahmen des Whistleblowing-Systems. Die Ombudsperson wird im Auftrag des Hinweisempfängers tätig und ist dabei stets eine externe Person, das heißt eine Person außerhalb des Unternehmens des Hinweisempfängers, denn die Ombudsperson fungiert als neutrale, unparteiische Schiedsperson. Häufig handelt es sich um Rechtsanwälte, Steuerberater oder vergleichbare Personen, die berufsrechtlich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (sogenannte Berufsgeheimnisträger). Diese Personen verfügen in der Regel zusätzlich noch über Qualifikationen und Erfahrungen in der Streitschlichtung, Aufklärung von Compliance-Verstößen, im Arbeitsrecht, Wirtschaftsstrafrecht und Datenschutzrecht.

Persönliche Anlaufstellen sind immer in den Fällen sinnvoll, in denen potenzielle Whistleblower (Hinweisgeber*innen) die Meldung lieber vertrauensvoll und persönlich abgeben möchten.

Nein. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) werden Whistleblower (Hinweisgeber*innen) gerade vor Repressalien aufgrund einer Meldung geschützt. Repressalien werden nicht geduldet, untersucht und gegebenenfalls geahndet. Zu den Repressalien zählen u.a., Kündigung, Abmahnung, Nichtbeförderung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder Mobbing. Eine Ausnahme besteht für Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung abgeben. Diese Personen begehen selbst einen Verstoß, der nicht geduldet, untersucht und gegebenenfalls geahndet wird. Nur in Ausnahmefällen sind Whistleblower nicht geschützt, wenn beispielsweise der sachliche Anwendungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) bzw. des HinSchG mit Blick auf die konkrete Meldung nicht eröffnet ist oder es sich um eine vorsätzliche oder grob fährlässige Falschmeldung handelt; in Extremfällen ist sogar eine Pflicht zum Schadenersatz nicht ausgeschlossen, wenn aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen ein entsprechender Schaden entstanden ist.

Verstöße gegen die wesentlichen gesetzlichen Vorgaben sollen als Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern geahndet werden. Verstöße sind z.B. Kündigung, Abmahnung, Nichtbeförderung aufgrund einer Meldung (sogenannte Repressalien), das Behindern von Meldungen sowie das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen. Bereits die Nichteinführung interner Meldestellen kann ein (mehrmaliges) Bußgeld in Höhe von 20.000,- Euro zur Folge haben. Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot kann dem Whistleblower (Hinweisgeber*in) der daraus entstehende Schaden zu ersetzen sein.