Wie die meisten Unternehmen in Deutschland muss auch eine Wohnungsbaugenossenschaft eine Hinweisgeberstelle einrichten. Wie sich diese Aufgabe mit einer cloudbasierten Lösung besonders einfach erledigen lässt, zeigt das Beispiel der Baugenossenschaft Haltingen-Weil.
Schon seit etwa 150 Jahren bieten Wohnungsbaugenossenschaften ihren Mitgliedern günstigen Wohnraum an – eine Idee, die in Zeiten von Wohnungsnot und hohen Miet- und Immobilienpreisen aktueller ist denn je. Heute sind mehr als drei Millionen Menschen an den rund 2300 Genossenschaften in Deutschland beteiligt, die nicht auf die Maximierung von Gewinnen, sondern auf Selbsthilfe, Selbstverwaltung und Selbstverantwortung setzen.
Eine davon ist die Baugenossenschaft Haltingen-Weil eG im südbadischen Weil am Rhein. Sie ist im Vermietungsgeschäft tätig, baut also Wohnraum für den Eigenbedarf und vermietet diesen anschließend an ihre Mitglieder oder deren Angehörige. 760 Wohnungen sind derzeit im Bestand – mit einer Besonderheit: Sie ist eine von 48 Wohnungsbaugenossenschaften in Deutschland, die Sparberechtigung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) haben. „Wir können also Spareinlagen unserer Mitglieder und ihrer Angehörigen wie eine Minibank verwalten“, sagt Annika Stephan, Prokuristin bei der Baugenossenschaft Haltingen-Weil.
Besonderheiten aufgrund des Kreditwesengesetzes
Mit ihrer Sparberechtigung unterliegt die Baugenossenschaft dem Kreditwesengesetz (KWG). Deshalb muss sie nicht nur – wie jedes andere Unternehmen ab einer gewissen Größe – einen Hinweisgeberkanal anbieten, sondern dabei einige Besonderheiten beachten. Seit 2015 war die Anlaufstelle der Baugenossenschaft Haltingen-Weil unter dem KWG beim Verband baden-württembergischer Wohnungs- und Immobilienunternehmen angesiedelt. Weil für den Verband der Aufwand zu groß war, wurde dieses Angebot zum Ende des vergangenen Jahres beendet. Eine eigene Lösung musste her. „Diese haben wir mit der Einrichtung der Stelle unter dem Hinweisgeberschutzgesetz kombiniert“, sagt Stephan.
Das bisherige System war relativ einfach aufgebaut: Es bestand aus einem E-Mail-Postfach, an das Hinweisgebende ihre Meldungen per Mail hätten schicken können. Dass die Anonymität dabei nur eher umständlich zu wahren gewesen wäre, beispielsweise durch den Versand über ein eigens dafür geschaffenes Mail-Konto, sieht die Prokuristin auch: „Genau das ist einer der Vorteile unserer neuen Lösung, die wir mit whistle.law realisieren.“
Diese neue Lösung für Hinweisgeber ist ein rein digitaler Meldekanal, der auf einer in Deutschland programmierten und auch dort gehosteten Cloud-Lösung basiert. Sie ist von Haus aus DSGVO-konform und eignet sich für alle Unternehmensgrößen und -formen vom Großkonzern bis zur mittelständischen Wohnungsbaugenossenschaft. Die Entscheidung für diese digitale und cloudbasierte Lösung wurde bei der Baugenossenschaft Haltingen-Weil aus mehreren Gründen gefallen:
Ersten die garantierte Anonymität, die bei einem Versand eines Hinweises über das eigene Mail-Konto schlicht nicht gegeben ist. Die Bestätigung wie auch den gesamten weiteren Kontakt mit dem Hinweisgebenden erledigt die Prokuristin über die browserbasierte Plattform.
Zweitens müssen beim Eingang eines Hinweises bestimmte Fristen eingehalten werden. Beispielsweise muss innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden, dass die Meldung erhalten wurde. Das whistle.law-System benachrichtigt aktiv vor Ablauf der Frist, das ist eine große Hilfe für alle Beteiligten und auch rechtlich relevant.
Drittens ist die Einrichtung sehr einfach und mit einigen wenigen Klicks erledigt. Der Anbieter führt in einer Onlinesitzung durch das Setup, das dauert rund 20 Minuten und ist völlig unkompliziert.
Wie empfohlen hat die Baugenossenschaft Haltingen-Weil zwei Berechtigte eingetragen, die beim Eingang von Hinweisen benachrichtigt werden. Nach einer Prüfung mit Testhinweisen, um sich vorstellen zu können, wie der Ablauf im Fall der Fälle aussehen würde, war alles erledigt – inklusive der Besonderheiten aufgrund des KWG.
Annika Stephan zieht Resümee: „Das war alles, und damit sind wir für die Zukunft gerüstet.“
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