Interne Meldestelle und die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet – in Umsetzung der Hinweisgeberschutzrichtlinie (RL (EU) 2019/1937) – nicht nur juristische Personen des privaten Sektors, sondern auch juristische Personen des öffentlichen Sektors, interne Meldestellen für die Abgabe von Meldungen über Verstöße einzurichten. Mehr Details zu den Regelungen des HinSchG im Überblick finden Sie in unserem Blog-Beitrag. Doch was sind diese internen Meldestellen genau, und welche Anforderungen müssen sie nach dem HinSchG bzw. der Whistleblowing-Richtlinie erfüllen?
Welche Gestaltungsspielräume der Gesetzgeber den Verpflichteten des HinSchG bei der Einrichtung interner Meldestellen einräumt, lesen Sie in unserem Blog-Beitrag.
Was machen interne Meldestellen?
Interne Meldestellen sind intern eingerichtete und mit zuständigen Bearbeitern für die Meldungen betriebene Stellen bei den vom HinSchG Verpflichteten. Verpflichteter nach dem HinSchG kann z.B. bereits der eigene Arbeitgeber sein. Wer alles Verpflichteter des HinSchG ist, finden Sie in unserem Blog-Beitrag.
An diese internen Meldestellen können sich Hinweisgeber, d.h. Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, zur Abgabe von Meldungen wenden. Die internen Meldestellen betreiben die Meldekanäle, über welche die Meldungen abgegeben werden können. Details zum Unterschied von Meldestelle und Meldekanal finden Sie in unserem Blog-Beitrag.
Vorgehen nach einer Meldung
Zu den über den Meldekanal übermittelten Meldungen leitet die interne Meldestelle sodann interne Ermittlungen zur Sachverhaltsaufklärung ein. Die interne Meldestelle ist auch für die Einleitung entsprechender Folgemaßnahmen zuständig. Hierzu zählen z.B. die Abgabe des Sachverhalts an die zuständige Behörde oder das zuständige Gericht oder die Entscheidung, die Meldung mangels Substanz nicht weiterzuverfolgen, oder auch die Einführung entsprechender Präventionsmaßnahmen für vergleichbare künftige Fälle.
Organisation der internen Meldestelle
Die Aufgaben der internen Meldestelle können sowohl vom Verpflichteten des HinSchG selbst, insb. durch bei dem Verpflichteten beschäftigte Personen oder Abteilungen, erfüllt werden oder die Aufgaben der internen Meldestelle können auf externe Dienstleister (sogenannte externe Ombudspersonen) übertragen werden. Details zu den sogenannten Ombudspersonen finden Sie in unserem Blog-Beitrag.
Besondere Bedeutung des Schutzes der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers
Interne Meldestellen sind im Einklang mit dem HinSchG so auszugestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen Zuständigen sowie die bei der Erfüllung dieser Aufgaben Hinzugezogenen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Bei der technischen Ausgestaltung des konkreten Meldekanals soll deshalb sichergestellt werden, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität des Hinweisgebers, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, oder sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind, haben.
Anforderungen an die Bearbeiter der Meldungen
Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrauten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Sie können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten beim Verpflichteten des HinSchG wahrnehmen und erfüllen dadurch beim Verpflichteten eine Doppelfunktion.
Vermeidung von Interessenkonflikten bei Doppelfunktion
Es ist jedoch sicherzustellen, dass diese Doppelfunktion nicht zu Interessenkonflikten bei der Bearbeitung der Meldungen in der internen Meldestelle führt. Zudem sollten die betrauten Personen auch über die notwendige Fachkunde zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu Verstößen verfügen. Aus diesem Grund sind regelmäßig Leiter der Compliance- oder Personalabteilung, (Syndikus-)Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftragte, Auditverantwortliche oder ggf. auch Vorstandsmitglieder geeignete Personen für die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle.
Von Berufs wegen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtete Personen
Aufgrund der Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere der Identität der Hinweisgeber, eignen sich besonders Personen, die bereits von Berufs wegen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet sind. Hierzu zählen u.a., Rechtsanwälte, Steuerberater aber auch Wirtschaftsprüfer.
Vorteile von Ombudspersonen mangels eigener personeller Ressourcen
Aufgrund dieser zahlreichen Anforderungen mag es für die Verpflichteten bei der Einrichtung der internen Meldestelle deshalb womöglich vorteilhafter sein, den bereits erwähnten, externen Dienstleistern bzw. Ombudspersonen die Aufgaben der internen Meldestelle zu übertragen. Dies wird wohl vor allem für kleinere oder mittlere Unternehmen gelten, da diesen Unternehmen die notwendigen personellen Ressourcen regelmäßig nicht zur Verfügung stehen werden.
Weitere Beiträge zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie in unserem Blog.
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