Wer ist zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet?

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Der Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutz (HinSchG) verpflichtet juristische Personen des privaten wie öffentlichen Sektors, einen internen Meldekanal (Hinweisgebersystem) für Meldungen über Verstöße einzurichten. Mehr Details finden Sie in unserem Blog-Beitrag zu den Regelungen des HinSchG im Überblick. 

 

Juristische Personen des privaten Sektors


Die Verpflichtung trifft juristische Personen ab 50 Beschäftigten. Für Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern besteht die Möglichkeit, mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben. Konzernunternehmen können eine einzige Meldestelle zentral bei der Konzernmutter ansiedeln, wobei dies grundsätzlich nur bei rein innerdeutschen Konzernen gelten dürfte. Lesen Sie hierzu gerne unseren Blog-Beitrag zum Konzernprivileg. 

 

Umsetzungsfrist abhängig von der Anzahl der Beschäftigten


Hinsichtlich der Einrichtung interner Meldekanäle haben Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten eine Schonfrist bzw. Übergangsphase bis zum 17. Dezember 2023. Demgegenüber werden Unternehmen ab 250 Beschäftigten spätestens zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des HinSchG verpflichtet sein, eine interne Meldestelle einzurichten. Für juristische Personen des öffentlichen Sektors gilt dies bereits ab 50 Beschäftigten, da die vorgenannte Schonfrist bzw. Übergangsphase auf diese keine Anwendung findet.

Kein Stichtagsprinzip bei der Bestimmung der Anzahl der Beschäftigten


Bei der Bestimmung der Anzahl der Beschäftigten sollen sich Unternehmen nicht auf einen bestimmten Stichtag stützen. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung ist sowohl auf die bisherige personelle Stärke abzustellen als auch eine Prognose zur zukünftigen Entwicklung zu treffen (vgl. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 31.01.1991, Az.: 2 AZR 356/90; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 24.01.2013, Az.: 2 AZR 140/12). Allerdings ist zu berücksichtigen, dass zum HinSchG naturgemäß noch keine Rechtsprechung existiert.

Juristische Personen des öffentlichen Sektors


Daneben werden juristische Personen des öffentlichen Sektors, u.a. Gebiets-, Personal- sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene ab 50 Beschäftigten verpflichtet. Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht.
Das jeweilige Landesrecht kann vorgesehen, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen sind. Es sprechen gute Argumente dafür, dass die Verpflichtung zur Einrichtung interner Meldestellen für juristische Personen des öffentlichen Sektors bereits seit dem Ablauf der Umsetzungsfrist der EU-Whistleblowing-Richtlinie gilt, d.h. seit Mitte Dezember 2021.

Sonstige Unternehmen unabhängig der Anzahl der Beschäftigten


Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen trifft auch zahlreiche Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten. Hierbei handelt es sich einerseits um Unternehmen, für die bereits die Einrichtung interner Meldestellen nach anderen Gesetzen verpflichtend ist. Andererseits lassen sich die Unternehmen, für die diese Pflicht bereits ab dem ersten Beschäftigten gilt, den unionsrechtlichen Einzelrechtsakten gemäß Anhang der EU-Whistleblowing-Richtlinie (in den Teilen I B und II) entnehmen. Hierzu zählen u.a. Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche, Emittenten von Wertpapieren, Immobilienmakler und zahlreiche weitere Unternehmen und Organisationen. Soweit die dort genannten Einzelrechtsakte bereits Vorgaben für interne Meldestellen beinhalten, gehen diese Vorgaben den Vorgaben des HinSchG vor bzw. werden durch das HinSchG lediglich punktuell ergänzt.

Was können (noch) nicht verpflichtete Unternehmen tun?


Auch wenn ein Unternehmen von der aktuellen gesetzlichen Regelung nicht betroffen ist, so kann bei zukünftigem Wachstum oder einer Änderung der Schwellenwerte künftig eine Verpflichtung in Frage kommen. Zudem gibt es auch unabhängig von einer rechtlichen Verpflichtung gute Gründe zur Einrichtung eines internen Meldekanals. Unternehmen sind deshalb gut beraten, frühzeitig einen internen Meldekanal einzurichten, insbesondere um Missstände rechtzeitig zu erkennen, mögliche (Reputations-)Schäden zu reduzieren und geeignete Maßnahmen zur Prävention zu treffen.