„Meldestelle“ vs. „Meldekanal“ und deren konkrete Ausgestaltung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet – in Umsetzung der Hinweisgeberschutzrichtlinie (RL (EU) 2019/1937) – nicht nur juristische Personen des privaten Sektors, sondern auch juristische Personen des öffentlichen Sektors, interne Meldestellen für die Abgabe von Meldungen über Verstöße einzurichten. Details zu den Aufgaben einer internen Meldestelle sowie zu den Anforderungen, die an diese nach dem HinSchG gestellt werden, finden Sie in unserem Blog-Beitrag.

In diesem Blog-Beitrag befassen wir uns mit dem Unterschied zwischen den beiden Begriffen Meldestelle und Meldekanal sowie mit der Frage, welchen Gestaltungsspielraum die vom HinSchG Verpflichteten bei der Einrichtung interner Meldestellen haben.

Welche Gestaltungsspielräume gibt es bei der Einrichtung interner Meldestellen?


Bei der Ausgestaltung der internen Meldestellen ist den Verpflichteten des HinSchG ein weiter Gestaltungsspielraum eingeräumt. Zwar mag der vom Gesetzgeber eingeräumte Gestaltungsspielraum in diesen Punkten relativ weit sein, es ist allerdings zu beachten, dass alle abgegebenen Meldungen zu dokumentieren, etwaige Ermittlungen einzuleiten und ggf. Folgemaßnahmen zu ergreifen sind, weshalb es zwingend eines klar ausgestalteten Meldesystems bedarf.

Freie Ausgestaltung der Form des Meldekanals


Relativ frei sind die Verpflichteten des HinSchG zum einen bei der konkreten, insbesondere technischen Ausgestaltung der Übermittlung einer Meldung durch Hinweisgeber an die interne Meldestelle.

Keine Pflicht zur Entgegennahme anonymer Meldungen


Zum anderen steht es den Verpflichteten auch frei, anonyme Meldungen überhaupt zu bearbeiten bzw. anonymen Hinweisgebern überhaupt die Abgabe einer Meldung zu ermöglichen. Denn die Verpflichteten „sollen“ lediglich anonyme Meldungen ermöglichen, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Eine Verpflichtung stellt dies für die Verpflichteten jedoch gerade nicht dar.

UPDATE: Nach dem finalen Gesetzgebungsstand müssen interne und externe Meldestellen anonyme Meldungen nun verpflichtend bearbeiten. Hierfür müssen die Meldestellen auch entsprechende Maßnahmen treffen, um die Möglichkeit einer anonymen Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu gewährleisten. Die Pflicht hinsichtlich anonymer Meldungen greifen nach der Übergangsvorschrift jedoch erst ab 01. Januar 2025, sodass Unternehmen Zeit haben, Ihre Hinweisgeberschutzsysteme entsprechend zu überarbeiten.

Freie Wahl der Folgemaßnahmen


Des Weiteren sind die Verpflichteten auch bei der Wahl ihrer Folgemaßnahmen frei, denn das HinSchG zählt lediglich beispielhaft mögliche Folgemaßnahmen auf.

Freie Wahl der Folgemaßnahmen


Das HinSchG verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Begriffe mögen im allgemeinen Sprachgebrauch eine ähnliche Bedeutung haben. Das HinSchG misst diesen beiden Begriffen jedoch eine unterschiedliche Bedeutung zu. Denn die interne Meldestelle betreibt den Meldekanal. Der Begriff des Meldekanals beschreibt lediglich, wie die Übermittlung der Meldung des Hinweisgebers an die interne Meldestelle praktisch bzw. technisch ausgestaltet ist. Der Meldekanal kann zudem so ausgestaltet werden, dass er auch außenstehenden Personen des Verpflichteten zur Abgabe von Meldungen offensteht. Hierzu zählen u.a., Kunden, Lieferanten, Selbständige, Bewerber.

Welche Formen von Meldekanälen kommen in Betracht?


Nach dem HinSchG müssen Meldekanäle zumindest so ausgestaltet werden, dass die Meldung über den Meldekanal entweder mündlich (z.B. Hotline; Anrufbeantworter), durch persönliche Zusammenkunft, physisch (z.B. Briefkasten, E-Mail) oder über IT-gestützte Lösungen (digitale oder webbasierte Systeme) übermittelt werden kann.

Warum ist der IT-gestützte Meldekanal der geeignetste?


Der IT-gestützte Meldekanal erscheint vorzugswürdig, denn ein IT-gestützter Meldekanal dürfte den Anforderungen der Hinweisgeberschutzrichtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes im Vergleich zu den sonstigen Ausgestaltungsformen am besten gerecht werden. Denn mit einem IT-gestützten Meldekanal können die spezifischen Anforderungen des Hinweisgeberschutzes (insbesondere im Hinblick auf die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und der in der Meldung genannten Personen, die Möglichkeit zur Abgabe anonymer Meldungen, den Datenschutz und effiziente Kommunikationsprozesse bzw. effizientes Case-Management) wohl am besten erfüllt werden.

UPDATE: Nach dem finalen Gesetzgebungsstand dürften der klassische „Melde-Briefkasten“ und der einfache E-Mail-Postkasten dem Erfordernis anonymer Kommunikation in der Regel nicht mehr gerecht werden. IT-gestützte Hinweisgeberschutzsysteme haben hier einen klaren Vorteil, da sie diesen Erfordernissen bereits gerecht werden.

Anforderungen mit dem IT-gestützten Meldekanal erfüllt


Für einen IT-gestützten Meldekanal spricht u.a., dass hierdurch die vom Hinweisgeberschutzgesetz und der Hinweisgeberschutzrichtlinie geforderte Vertraulichkeit der Meldungen und der Identität der Hinweisgeber besser gewährleistet werden kann, da interne IT-Administratoren im Gegensatz zu einer internen E-Mail-Adresse oder Hotline keinen Zugriff auf den IT-gestützten Meldekanal haben (dürfen).

Zudem ist mit der IT-gestützten Lösung im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter oder einem persönlichen Treffen eine zuverlässige Eingangsbestätigung der Meldung an den Hinweisgeber gewährleistet. Auch bestehen, vor allem bei internationalen Konzernen bzw. international operierenden Unternehmen, keine Missverständnisse in der Kommunikation aufgrund etwaiger Sprachbarrieren oder Misstrauen gegenüber der Ansprechperson.

Überdies dürfte es sich bei der IT-gestützten Lösung, insbesondere im Vergleich zur Hinzuziehung externer Personen zur Entgegennahme von Hinweisen, um eine insgesamte kosteneffiziente Lösung handeln.

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