Ombudspersonen – Was oder wer ist das eigentlich?

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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet – in Umsetzung der Hinweisgeberschutzrichtlinie (RL (EU) 2019/1937) – nicht nur juristische Personen des privaten Sektors, sondern auch juristische Personen des öffentlichen Sektors, interne Meldestellen für die Abgabe von Meldungen über Verstöße einzurichten. Details zu den Aufgaben einer internen Meldestelle sowie zu den Anforderungen, die an diese nach dem HinSchG gestellt werden, finden Sie in unserem Blog-Beitrag.

Organisation der internen Meldestellen innerhalb des Unternehmens


Durch das HinSchG sind originär juristische Personen des privaten wie öffentlichen Sektors zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet. Im Rahmen der Einrichtung der internen Meldestelle muss die Zuständigkeit intern bestimmt werden. Wer soll intern für die Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle zuständig sein? Intern müssen „Meldestellen-Bearbeiter“ bzw. „Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden. Dies können beschäftigte Personen oder Abteilungen sein.

Freie Ausgestaltung und Wahl der „Meldestellen-Bearbeiter“


Konkrete Vorgaben für die Ausgestaltung der internen Meldestelle bzw. die Bestimmung der zuständigen Bearbeiter sieht das HinSchG nicht vor. Die konkrete Ausgestaltung und Bestimmung der Zuständigkeit ist abhängig von der jeweiligen Organisationsstruktur, Größe und Art der ausgeübten Unternehmenstätigkeit. Zuständige Bearbeiter können insbesondere Compliance Officer, Legal Counsel, Datenschutzbeauftragte, Finanzvorstand oder Auditverantwortliche sein. Nähere Informationen zu den Bearbeitern lesen Sie im Blog-Beitrag.

Übertragung der Aufgaben der internen Meldestelle auf Dritte


Alternativ können Verpflichtete auch Dritte zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragen. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen kann somit auf externe Dienstleister als Dritte, d.h. sogenannte Ombudspersonen, ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Gewähr für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

Konzerne können die Aufgaben der internen Meldestelle auch auf (Tochter-)Konzernunternehmen als „Dritte“ im Sinne des HinSchG übertragen. Mehr lesen Sie hierzu in unserem Blog-Beitrag.

Verantwortung verbleibt trotz Übertragung bei Verpflichteten


Bei einer Übertragung der Aufgaben der internen Meldestelle auf Dritte gilt es zu beachten, dass die Pflicht zur ordnungsgemäßen Einrichtung und zum ordnungsgemäßen Betrieb einer internen Meldestelle im Sinne des HinSchG trotz einer Übertragung auf einen Dritten bei den jeweiligen Verpflichteten im Sinne des HinSchG verbleibt.

Auf Dritte kann nur die Aufgabenerfüllung übertragen werden, nicht jedoch die Verantwortung!
Auch die Pflicht, geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen, verbleibt beim jeweiligen Verpflichteten. Dritte können hier lediglich Empfehlungen aussprechen und bei der Umsetzung der Folgemaßnahmen unterstützen.

Vorteile einer Übertragung auf Dritte


Eine Übertragung hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sensiblen Themen, für deren Umgang viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. In der ordnungsgemäßen und vertraulichen Handhabe von sensiblen Daten, insbesondere in Bezug auf die Themen Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und Wahrung der Vertraulichkeit der Identität, haben externe Dienstleister, deren Hauptaufgabe der ordnungsgemäße Umgang mit diesen Themenbereichen ist, einen deutlichen Wissens- und Erfahrungsvorsprung.

Zum anderen wird es wohl auch Fälle geben, in denen sich Hinweisgeber nicht wohl dabei fühlen, eine Meldung intern abzugeben, sondern sich lieber an einen externen Dritten wenden möchten. Diesen Personen wird bei einer Übertragung auf einen Dritten die Möglichkeit gegeben, eine Meldung bei der durch einen Dritten betriebenen internen Meldestelle abzugeben bzw. die Meldung von einer externen Ombudsperson bearbeiten zu lassen. So kann vermieden werden, dass diese Personen sich an die externen, staatlich betriebenen Meldestellen oder sogar an die Öffentlichkeit wenden.

Übertragung mangels personeller Ressourcen


Mangels eigener personeller Ressourcen mag es für die Verpflichteten bei der Einrichtung der internen Meldestelle zudem womöglich auch aus diesen Gründen vorteilhafter sein, Dritte mit den Aufgaben zu beauftragen. Dies wird wohl vor allem für kleinere oder mittlere Unternehmen gelten, da diesen Unternehmen die notwendigen personellen Ressourcen regelmäßig nicht zur Verfügung stehen werden, von etwaigen Schulungspflichten und der Möglichkeit eines besonderen Kündigungsschutzes der benannten internen Person ganz zu schweigen.

Dritte, die sogenannten Ombudspersonen


Ombudspersonen als externe Dienstleister sind Dritte, die die Aufgaben der internen Meldestelle gewissenhaft und vertraulich übernehmen können, sofern sie hierfür entsprechende Gewähr für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten können.

Doch wer ist bzw. kann überhaupt eine Ombudsperson sein?


Ombudspersonen sind in der Regel Personen, die einer gesetzlichen oder berufsrechtlichen Verschwiegenheit unterliegen z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragte und vergleichbare Berufsgruppen (vgl. 203 StGB). Bei Verlust des Berufstitels und damit der mit dem Titel einhergehenden gesetzlichen/berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht sind sie auch verpflichtet, den jeweiligen Verpflichteten über den Verlust ihres Berufstitels zu informieren.

Das HinSchG verweist bei seiner beispielhaften Aufzählung sonstiger Dritter auf die Erwägungsgründe der Hinweisgeberschutzrichtlinie. Demnach zählen zu den tauglichen externen Dienstleistern u.a. auch noch Anbieter von Meldeplattformen, externe Berater, Prüfer, Gewerkschaftsvertreter oder Arbeitnehmervertreter.

Ombudspersonen mit juristischen (Grund-)Kenntnissen


Diese sollten im besten Fall zumindest juristische Grundkenntnisse aufweisen bzw. über die Befähigung und die Qualifikationen zur Wahrnehmung juristischer Themen verfügen. Die Hinweiseberschutzrichtlinie verweist in diesem Zuge auf die Anforderungen, die an einen Europäischen Ombudsmann bzw. „Bürgerbeauftragten“ gestellt werden (vgl. Art. 1 Abs. 5, Art. 2 Abs. 9, Art. 11 Abs. 2 der VO (EU) 2021/1163).

Die Ombudsperson muss im Rahmen der Folgemaßnahmen einer Meldung fähig sein, Empfehlungen abzugeben, Lösungsvorschläge zu unterbreiten und Verbesserungen bei der Inangriffnahme von Problemen anzuregen.

Ombudsperson zwingend als Externe


Echte Ombudspersonen müssen zudem zwingend externe Dritte sein, das heißt nicht im Unternehmen beschäftigt sein. Aufgrund der Unklarheiten beim Umgang mit Informationen und Daten im Falle einer Beschlagnahme sollte es sich bei Ombudspersonen zudem auch nicht um die Vertrauensberater oder -rechtsanwälte oder gar internen rechtlichen Berater des Verpflichteten handeln. In diesem Zuge sollten Bearbeiter auch unabhängig und unparteiisch ein. Hiermit soll die Weisungsfreiheit und damit die ordnungsgemäße Handhabe der Meldungen – insbesondere vor dem Hintergrund der Themen Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers bzw. der in der Meldung erwähnten Personen – durch die Ombudsperson gewährleistet werden.

Technische Ausstattung zur Aufgabenerfüllung


Zudem sollten Ombudspersonen über die technischen Mittel und die Kenntnis verfügen, elektronische Daten wie zum Beispiel E-Mails rechtssicher und transparent sowie verschlüsselt im Wege einer sogenannten eDiscovery auszuwerten.

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