Ombudsperson
Buchen Sie eine Ombudsperson
Sie wollen sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren? Dem Hinweisgeberschutz nachkommen, ohne eigene personelle und zeitliche Ressourcen dafür aufzubringen? Dann nutzen Sie unseren Rundumservice! Wir stellen Ihnen ein Ombudsteam zur Verfügung. Dieses koordiniert den einwandfreien Umgang mit eingehenden Hinweisen.
Wie betreiben Sie Ihre
interne Meldestelle optimal
im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Die Vergabe der Aufgaben rund um den Hinweisgeberschutz an eine externe Stelle bringt für Sie entscheidende Vorteile. Hinweise müssen ernsthaft und gesetzeskonform behandelt werden. Oft bedarf es einer Expertise, die im Unternehmen nicht vorhanden, oder mit teuren Schulungen für Mitarbeiter verbunden ist. Unsere Ombudspersonen nehmen Hinweise auf und kümmern sich aktiv um den gesetzeskonformen Umgang. Erfahren Sie mehr über unseren Ombudsservice in diesem Video!
Herausforderungen für unsere Kunden
- Hinweise müssen ernsthaft und gesetzeskonform behandelt werden. Oft bedarf es einer Expertise, die im Unternehmen nicht vorhanden, oder mit teuren Schulungen für Mitarbeiter verbunden ist.
- Ängste vor Versäumnissen und möglichen Bußgeldern. Mögliche Fristversäumnisse können juristische Folgen haben. Dieser Druck macht vielen Unternehmen Sorgen.
- Zeitaufwand und Hinweisgebermeldungen sind nicht konstant. Ein Ansturm an Meldungen ist jederzeit möglich und erfordert Handungsbedarf. Personalausfall oder ein erhöhtes Arbeitsaufkommen kann schnell zur Überforderung werden.
- Verhinderung möglicher Interessenkonflikte. Die Integration einer Ombudsperson im Rahmen des Hinweisgeberschutzsystems erfordert viel Organisation. Bei einer internen Besetzung dieser Position dürfen keinerlei Interessenskonflikte entstehen. Die Vermeidung von Interessenskonflikten ist in vielen Fällen sehr schwierig.
- Beachtung gesetzlicher Änderungen und Neuerungen Gesetzliche Änderungen, neue Rechtsprechungen und Empfehlungen von Aufssichtsbehörden müssen am laufenden Band berücksichtigt werden.
- Darf ich an Externe outsourcen? Sorge, dass die Tätigkeit möglicherweise nicht rechtskonform an Externe ausgesondert werden kann.
Unsere Ombudspersonen...:
- nehmen Hinweise auf und kümmern sich aktiv um gesetzeskonformen Umgang.
- stellen die Einhaltung aller gesetzlichen Fristen sicher und minimieren das Risiko möglicher Bußgelder.
- Ihr Team wird gezielt und lediglich bei Bedarf involviert.
- Als externer und unabhängiger Ansprechpartner bringen wir die Expertise vollumfänglich mit. Da wir nicht in ihrem Unternehmen als Angestellte agieren, werden potentielle Interessenskonflikte gänzlich ausgeschlossen.
- sind immer auf dem aktuellen Stand der relevanten Gesetze und integrieren mögliche gesetzlichen Änderungen schnell in alle Abläufe.
- Die Betrauung eines externen, professionellen Dienstleisters mit den Aufgaben der internen Meldestelle (sog. Ombudstätigkeit) ist vom Gesetz sogar ausdrücklich möglich und vorgesehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Eine Ombudsperson steht als externer und unabhängiger Ansprechpartner zur Verfügung. Die Vergabe der Aufgaben rund um den Hinweisgeberschutz an eine externe Stelle bringt für Sie entscheidende Vorteile.
Unsere Ombudspersonen
- nehmen Hinweise auf und kümmern sich aktiv um gesetzeskonformen Umgang
- sind immer auf dem aktuellen Stand der relevanten Gesetze und integrieren
mögliche gesetzlichen Änderungen schnell in alle Abläufe - stellen die Einhaltung aller gesetzlichen Fristen sicher
- minimieren das Risiko gegen geltendes Recht zu verstoßen und Bußgelder zu vermeiden
- bearbeiten anonymisierte und nichtanonymisierte Hinweise und ermöglichen damit eher rechtzeitige Handlungsoptionen bei Missständen
Verlassen Sie sich darauf! Sie und Ihr Team werden gezielt und lediglich bei Bedarf involviert. Das spart bei der Bearbeitung der Hinweise viel Zeit.
Übrigens: Die Betrauung eines externen, professionellen Dienstleisters mit den Aufgaben der internen Meldestelle (sog. Ombudstätigkeit) ist vom Gesetz sogar ausdrücklich möglich und vorgesehen.
Ombudstätigkeit - umfassend und korrekt
Unsere Ombudspersonen kümmern sich professionell um Ihren Hinweisgeberschutz.
Das bedeutet im Detail, dass sie
- eingehende Hinweise bearbeiten und eine Erstbewertung durchführen
- den Sachverhalt gewissenhaft analysieren und hierfür alle zur Aufklärung notwenigen Schritte ausführen
- Empfehlungen formulieren, um einen Missstand dauerhaft abzustellen
- Rückmeldung beim Hinweisgebenden (Einhaltung Rückmeldefristen § 17 Abs. 2)
- über die Kompetenz verfügt, weitere Spezialisten bei Bedarf (u.a. Spezialanwälte, Datenschützer, Detekteien) in den Prozess einzubinden
Kompetenz unserer Ombudspersonen
Um Hinweise entgegenzunehmen und zu bearbeiten, braucht es eine geeignete Ombudsperson. Diese
- hat fachlich einschlägige Erfahrung
- geht mit Informationen vertraulich um
- dokumentiert ihre Tätigkeit lückenlos
- ist weisungsungebunden
- verantwortet den Prozess ganzheitlich organisatorisch, aber nur begrenzt inhaltlich
Bei der Bandbreite an potenziellen Themen, die Gegenstand eines Hinweises sein können, empfehlen wir ein Team aus Ombudspersonen.
Servicepakete & Kosten
Die Übernahme der Ombudstätigkeit stellen wir Ihnen in einem Basispaket zur Verfügung. Dieses beinhaltet die
- Absprachen zu Themengebieten und Mitwirkungspflichten
- Einrichtung der zugebuchten Ombudspersonen ihrer whistle.law Cloud-Lösung
- Die Ombudsperson führt für sie alle für sie gesetzlich möglichen Tätigkeiten im Rahmen des Hiwneisgeberschutzes durch:
Erstbewertung und Bearbeitung eingehender Hinweise, Analysen von Sachverhalten und Einleitung erforderlicher Schritte, Empfehlungen bei Handlungserforderlichkeiten im Unternehmen, Fristewahrungen - Das Paket enthält einen konkreten Stundenumfang für die Arbeitsstunden der Ombudsperson und richtet sich nach Ihrer Unternehmensgröße
Zusätzliche Leistungen rechnen wir aufwandsabhängig ab. Die Zeiten werden lückenlos erfasst und die Tätigkeiten dokumentiert. Bei der Abrechnung erfolgt kein Bezug zu einzelnen Fällen. Fragen Sie uns hierzu gerne persönlich.
Eine Ombudsperson ist eine unabhängige und neutrale Person, die bei Konflikten zwischen zwei oder mehreren Parteien vermittelt. Sie hilft den Parteien, miteinander zu kommunizieren, ihre Interessen zu verstehen und eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten akzeptabel ist.
Zu den wichtigsten Aufgaben einer externen Ombudsperson gehören die Annahme von vertraulichen Hinweisen, die Beratung und Unterstützung des Unternehmens sowie die Vermittlung und Konfliktlösung.
Die Omudsperson hat je nach Aufgabe und Situation mit verschiedenen Personen im Unternehmen Kontakt. Die Ombudsperson kann oftmals auch mit Führungskräften in Kontakt treten um Informationen zu erhalten und Lösungen zu finden. Eine Ombudsperson kann sich aber auch mit dem Betriebsrat oder der Personalabteilung zusammensetzen und Konfliktlösungen ausarbeiten.
Ja, in der Regel können Sie auch eine Beschwerde bei der Ombudsperson einreichen, wenn Sie nicht direkt von dem Konflikt betroffen sind. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie Zeuge des Konflikts waren oder wenn Sie glauben, dass der Konflikt negative Auswirkungen auf andere Personen oder die Organisation hat.
Der digitale Meldekanal von whistle.law bietet auch die Bearbeitung durch Ombudspersonen an.
Haben Sie Fragen?
Kontaktieren Sie uns! Wir beantworten gerne Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die individuelle Obudstätigkeit für Ihr Unternehmen.