Warum Umdenken jetzt erforderlich ist

1. Haftungsrisiko:
Empfindliche Strafen drohen

Der Gesetzgeber droht mit empfindlichen Strafen für Unternehmen, die das Gesetz ignorieren oder keinen angemessenen Meldekanal einführen – bis zu 50.000 Euro können Bußgelder betragen. Es ist daher keine Option, die Bestimmungen des Gesetzes zu ignorieren. Die Einrichtung eines Meldekanals ist Pflicht! Die persönliche Haftung der Verantwortlichen, sei es Vorstand oder Geschäftsführer, kann insbesondere im Hinblick auf strafrechtliche Vorfälle auf dem Spiel stehen.

2. Arbeitnehmervertretung involvieren: Zusammenarbeit ist entscheidend

Bei der Auswahl und Einführung eines Meldekanals sollten Arbeitgeber eng mit der Arbeitnehmervertretung zusammenarbeiten. Eine abgestimmte Vorgehensweise kann im Nachhinein eine Rückendeckung bieten und das Haftungsrisiko im Konfliktfall verringern.

3. Erweiterter Kündigungsschutz: Unabhängigkeit gewährleisten

Es ist von großer Bedeutung, wer mit der Sichtung und Bearbeitung der Hinweise betraut wird. Diese Tätigkeit darf nicht durch Weisungen der Geschäftsführung beeinflusst werden. Eine solche Weisungsungebundenheit kann im Einzelfall die ordentliche Kündigung der betreffenden Arbeitnehmer erschweren. Daher sollte sorgfältig überlegt werden, wen man mit der Besetzungder internen Meldestellen betraut. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister wie whistle.law einzubeziehen.

4. Separate Meldekanäle pro Gesellschaft: Effiziente Strukturen schaffen

Erfahrungen aus M&A-Transaktionen haben gezeigt, wie wichtig eine gut organisierte Unternehmensstruktur ist. Zukünftig wird auch der Meldekanal eine wesentliche Rolle bei Kaufverhandlungen spielen. Der Meldekanal ist untrennbar mit dem jeweiligen Unternehmen verknüpft. Für eine gründliche Due Diligence ist es unerlässlich, dass spezifische Hinweise direkt übergeben werden können. Daher sollten Unternehmen keine Zeit damit verschwenden, Hinweise aus einem gemeinsamen Meldekanal zu filtern und zu sortieren.

5. Externe Meldestelle meiden:
Risiken kontrollieren

Hinweise, die an externe staatliche Stellen weitergeleitet werden, stellen eine schwebende Gefahr für Unternehmen dar. In diesem Fall haben Arbeitgeber keine Kontrolle darüber, was über ihr Unternehmen gemeldet wird und wer auf Grundlage dieser Informationen ermittelt. Bei einer Chancen- und Risikoabwägung sollte das nicht greifbare Risiko externer Ermittlungen als gravierend betrachtet werden. Es wird künftig mehrere externe Meldestellen geben, beim Bundesamt für Justiz genauso wie in jedem Bundesland. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Auch bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht wird eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet, diese ist zuständig für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz.

Fazit

Kein Unternehmen darf das Hinweisgeberschutzgesetz auf die leichte Schulter nehmen oder es sich zu einfach machen – das betrifft insbesondere auch anonyme Hinweise. Diese gilt es, ernst zu nehmen! Es wäre ein Fehler, anonymen Hinweisen nicht nachzugehen. Diese Hinweise können auf potenzielle Missstände hinweisen, die für das Unternehmen schädlich sein können. Wer Hinweise ignoriert, riskiert die Kündigung des Mitarbeiters, die handfeste oder die innerliche. Wer in seinem Unternehmen kein Gehör findet, wird seine Meldungen an externer Stelle wiederholen. Nichts davon ist für einen Arbeitgeber attraktiv. Der Aufwand, anonyme Meldungen angemessen zu behandeln, steht in keinem Verhältnis zu potenziellen Schäden.

Bei der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes sollten Unternehmen den Betriebsrat involvieren, jedoch nicht über einzelne Hinweise informieren. Dies stellt sicher, dass der Betriebsrat in den Prozess einbezogen wird, ohne den Schutz der Hinweisgeber zu gefährden. Um sich als Unternehmen rechtlich abzusichern, ist es empfehlenswert, den Umgang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz so weit wie möglich zu delegieren. Spezialisierte Dienstleister wie whistle.law geben hier die für das jeweilige Unternehmen passende Hilfestellung, Beratung und Begleitung. Eine revisionssichere Speicherung der Hinweise ist ebenfalls von großer Bedeutung, um im Ernstfall einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, eröffnetaber auch die Möglichkeit, Transparenz und Integrität zu fördern. Mit einer sorgfältigen Umsetzung und Berücksichtigung der genannten Aspekte können Unternehmenslenker sicherstellen, dass sie gesetzeskonform handeln und das Haftungsrisiko minimieren.

Hinweis: Der Originalbeitrag von Dr. Michael R. Fausel ist erschienen in Frankfurter Allgemeine Zeitung, Anzeigensonderveröffentlichung am 15. Juli 2023. Dr. Michael R. Fausel ist Rechtsanwalt, Diplom-Verwaltungswirt und Gründungspartner von BLUEDEX Labour Law in Frankfurt am Main.