„Bloß keine Abstriche machen“ – Johannes Jakob im Interview

Unternehmen sind auf der Suche nach einer passenden Lösung zur gesetzeskonformen Umsetzung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes. Worauf sollten sie achten?

Vielen Unternehmen sind nicht nur auf der Suche nach einer technischen Lösung, sondern nach einer ganzheitlichen Betreuung. Es geht darum, die Anforderungen des aktuellen Gesetzes kurzfristig umzusetzen und die Gesetzesanpassungen, die sicherlich kommen werden, langfristig im Blick zu behalten. Wenn es um die Auswahl eines Tech-Anbieters geht, sollten Unternehmen sichergehen, dass dieser keine Abstriche macht – schon gar nicht beim Datenschutz.

Wir setzen zum Beispiel auf eine Cloud, die wir selbst verwalten und von der wir wissen, dass sie ausschließlich in Deutschland auf verschlüsselten Servern gehostet wird. Das ist bei so einem sensiblen Thema wie dem Schutz von hinweisgebenden Personen doch höchst relevant.

Warum sind vor allem digitale Hinweisgebersysteme praxistauglich?

Das Gesetz schreibt nicht per se vor, welche Art von Meldekanal ein Unternehmen anbieten muss. Theoretisch ist die ganze Bandbreite möglich: von mündlichen Meldungen über den altbekannten Kummerkasten bis hin zu einer Telefon-Hotline, einem E-Mail-Postfach oder einem komplett digitalen Kanal. Wenn man sich die gesetzlichen Anforderungen aber im Detail anschaut, kann nur eine rein digitale Lösung wirklich Abhilfe schaffen – zum Beispiel was Lösch- und Speicherfristen betrifft. Wenn man verschiedene Faktoren wie Anonymität des Hinweisgebers, Eingangsbestätigung, qualifizierte Auskunft über den Bearbeitungsstand, Erreichbarkeit rund um die Uhr und Sprachen betrachtet, lässt sich das nur mit einem digitalen Hinweisgebersystem abbilden.

Was sind die Vorteile eines Online-Meldekanal, der auf einer Cloud-Lösung basiert?

Die Cloud ist in puncto Erreichbarkeit und Verfügbarkeit State of the Art. Trotzdem werden Fragen rund um Datenspeicherung und Verschlüsselung im Vorfeld geklärt. Die Risiken lassen sich auf ein Minimum reduzieren. Und die Vorteile sind vielfältig: Die Cloud ist eine technisch niederschwellige Lösung, von allen Endgeräten aus erreichbar. Updates und Features lassen sich unkompliziert und ohne Mehraufwand umsetzen. Und die Flexibilität einer Cloud-Lösung macht wirklich Sinn.

Was stand bei der Entwicklung des Tools im Fokus? 

Die oberste Prämisse war und ist die lückenlose Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Neben der juristischen Perspektive braucht es IT-Kenntnisse für die technische Umsetzung. Wir legen viel Wert auf die User Experience – der Nutzer soll so intuitiv wie möglich mit dem Tool arbeiten. Seit dem Start des Entwicklungsprozesses im Sommer 2021 bis heute haben wir das Tool immer weiter verbessert und neue Funktionalitäten eingeführt.

Welche Funktionen besitzt die Software?

Sie kann Hinweise in diversen Sprachen entgegennehmen, diese im Unternehmen weiterleiten und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person ermöglichen. Alles rund um diesen Hinweis wird in die Wege geleitet und revisionssicher dokumentiert – zum Beispiel interne Recherchen und Rücksprachen. Ergebnisse können zurückgespielt werden und aufzeigen, was das Unternehmen verbessert hat. Mit minimaler Anpassung lassen sich weitere Meldesysteme integrieren, etwa zum Kreditwesengesetz oder dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Wie wird die Anonymität des Whistleblowers gewährleistet?

Personen, die einen Hinweis nicht anonym melden, hinterlegen im System ihre Kontaktdaten. In diesem Fall ist es unkompliziert, den Hinweisgeber über den Bearbeitungsstand zu informieren. Wählt die hinweisgebende Person den anonymen Weg, dann muss sie sich selbst in das System einloggen, um Informationen über den aktuellen Stand zu erhalten. Wir stellen fest: Das Interesse der Person, mit ihrem Hinweis etwas zu verbessern, ist groß.

Eignet sich das Tool für jedes Unternehmen?

Ja, es ist für kleinere Firmen genauso geeignet wie für international agierende Unternehmen, solche mit Konzernstrukturen oder zahlreichen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten. Auch mit Blick auf die Branchen ist von der öffentlichen Hand bis hin zum privatwirtschaftlichen betreib alles möglich.

Wie blicken Sie persönlich auf das Hinweisgeberschutzgesetz?

Ich bin Arbeitgeber und verstehe auch die Seite der Beschäftigten. Ich kann die Kritik am Hinweisgeberschutzgesetz aus beiden Blickwinkeln nicht nachvollziehen. Es ist im Interesse eines Unternehmens, Missstände aufzudecken und abzustellen, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen. Arbeitnehmer haben das Bedürfnis, Hinweise zu adressieren und somit Verbesserungen für ihren Arbeitsalltag zu erzielen. Das Gesetz ist eine Chance, Dinge zu verbessern und den Betrieb zukunftsfähig aufzustellen.

Welche nächsten Schritte sollten Unternehmen in die Wege leiten?

Es stellen sich eine Reihe von Fragen zum Prozess: Wie möchte ich als Unternehmen mit Hinweisen umgehen? Welche Personen im Unternehmen setze ich für die Meldestelle ein? Will ich auf die Expertise von externen Ombudspersonen zurückgreifen? Welche Themengebiete biete ich hinweisgebenden Personen an? Es gibt Unternehmen, die klären diese Fragen innerhalb von wenigen Tagen, andere brauchen dafür Wochen oder gar Monate. Daher sollte jedes Unternehmen sich rechtzeitig um das Thema kümmern.

Das komplette Interview, das Christina Lynn Dier mit Johannes Jakob führte, lesen Sie hier:

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