Fairness, Offenheit und Transparenz

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Im Interview: Simone Schrön, Leiterin Human Resources der Börlind GmbH


Seit drei Generationen steht BÖRLIND für Innovationskraft und nachhaltiges Handeln. Der Hersteller wirksamer Naturkosmetik gehört zu den ersten Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben. Mit der Besonderheit, die Mitarbeiterkommunikation ein großes Stück voranzubringen.

Simone Schrön, Börlind GmbH
Sie sind verantwortlich für Personalbelange und betraut mit dem Hinweisgeberschutz. Welche ersten Berührungspunkte hatten Sie zum Thema? 


Ich hatte mitbekommen, dass da etwas kommen wird – doch das Thema war nur marginal präsent. Arbeitgeberverbände sind da auch eher zurückhaltend und raten den Firmen, erst einmal abzuwarten, bis das Gesetz tatsächlich kommt und was es einem dann abverlangt. Unser Geschäftsführer hatte Kontakt zu den Machern von whistle.law – zum Glück, denn so kam bei uns Schwung in die Sache. Wir lernten das System kennen und das öffnete uns die Augen dafür, was man als Unternehmen rechtzeitig machen kann.

Sie haben aber nicht bei Null begonnen, sondern ohnehin großen Wert auf eine moderne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen gelegt. Was gab es bei BÖRLIND schon?


Wir überlegen immer wieder, was wir in puncto Mitarbeiterkommunikation verbessern können, wo wir näher zusammenwachsen und wo professionelle Distanz wahren sollten. Unser Ziel ist es, nicht nur in eine Richtung oder innerhalb eines einzelnen Prozesses zu kommunizieren. Daher haben wir einige Standards eingeführt: Neben den klassischen Mitarbeiter-, Jahres- und Entwicklungsgesprächen legen wir vor allem im Onboarding großen Wert auf regelmäßige und professionelle Kommunikation. Wichtiges Instrument sind unsere Blitzschulungen, dabei verkünden wir Neuigkeiten, geben Miteilungen an die Belegschaft oder Einblicke in bestimmte Bereiche. Neben Betriebsversammlungen gibt es monatliche Infos aus der Geschäftsleitung und wöchentliche Boxenstopps mit der Abteilungsleitung. Wir pflegen die Kultur der offenen Tür bis hinauf zur Geschäftsleitung und hatten auch typische analoge Einrichtung wie das Schwarze Brett und den Kummerkasten. Kurzum: Unserer Feedbackkultur weisen wir einen hohen Stellenwert zu.

Wie war Ihre erste Reaktion auf das Hinweisgeberschutzgesetz?


Bei BÖRLIND wollen wir miteinander in alle Richtungen kommunizieren. Wir legen Wert auf einen strukturierten Austausch, stellen dafür Kommunikationsmodelle bereit und ermöglichen den Rahmen. Unser Credo ist es, offen und direkt zu kommunizieren, uns gegenseitig zuzuhören und aktiv Feedback zu betreiben – und das unabhängig von den Hierarchien. Wir gestalten die Unternehmenskommunikation vielfältig. Als dann die neue EU-Richtlinie ins Gespräch kam, gab es durchaus Skepsis: Kommt jetzt der Zwang zur Meckerplattform? Wird anonymes Kollegen-Blaming von nun an zur Alltagserscheinung? Wir haben uns über Jahre eine offene Kommunikation erarbeitet – werden dadurch ausschließlich negative Themen auf anonyme Weise an uns herangetragen?

Aber dann haben Sie echte Chancen darin erkannt?


Wir wollten uns treu bleiben und die EU-Richtlinie so umsetzen, dass sie uns nicht querschießt. Also haben wir die guten Gedanken in der Möglichkeit gesucht – und haben schnell erkannt, dass wir zwei Welten zusammenbringen können, gewissermaßen die Pflicht zur Kür machen. Mit whistle.law als passendes Tool war es nämlich machbar, unseren bisherigen Weg zu professionalisieren und zu digitalisieren und dabei gleichzeitig die Richtlinien zu erfüllen. Ohnehin wollten wir unsere interne Kommunikationsstrukturen digitalisieren, um Leute im Außendienst oder im Homeoffice mit ihrem Agenda-Setting direkter einzubinden.

Sie haben mit Hilfe von whistle.law Ihren hohen Kommunikationsstandard also weiter optimiert?


Transparente Kommunikation ist Teil der BÖRLIND Unternehmenskultur. Die Menschen im Unternehmen kennen sich, tauschen sich regelmäßig aus – das ist Teil der DNA des Familienunternehmens und des Wertekonstrukts. Dass wir beispielsweise eine Duz-Kultur entwickelt haben oder unsere Belegschaft einladen, sich mit ihren Themen einzubringen, ist ein relevanter Aspekt der Entwicklungen als attraktives Unternehmen. Die EU-Richtlinie ist für uns eine schöne Ergänzung und hat uns dazu motiviert, neben dem persönlichen, telefonischen und direkten Feedback zusätzlich Themen über den digitalen Weg einzubringen.

Fairness, Offenheit und Transparenz fördern. Das war schon Teil der Unternehmensstruktur, in die nun der digitale Meldekanal integriert wurde?


Keine Organisation, kein Unternehmen ist perfekt. Wichtig sind aber Mittel und Wege, um das mitteilen zu können. So erfahren wir von Dingen, die einem bisher nicht bewusst waren – solche Hinweise sind wertvoll und nützlich. So kann man sich um etwas kümmern, Missstände abstellen, weiteren Schaden vermeiden. Das digitale Tool gibt es im Dashboard im Intranet und für Externe haben wir den Link für Hinweisgeber auf der Webseite installiert. Wir halten die Hemmschwellen gering, um mit uns in Kontakt zu treten.

Sie sind also zufrieden mit dem Status quo?


Input von den Menschen zu bekommen ist wertvoll – erst recht, wenn es um Dinge geht, die unangenehm sind oder man ungern hören will. Wir ermutigen dazu, auch Kritisches anzusprechen oder zu platzieren. Das muss der Geschäftsführung nicht immer gefallen, aber wir praktizieren einen konstruktiven Umgang. Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen System. Nun beobachten wir den Nutzungsgrad: ebbt das wieder ab oder kommt mehr? Unser Ziel ist es, die Menschen immer wieder einzuladen, den Meldekanal und seine Möglichkeiten zu nutzen – wir wollen, dass das lebt.

Seit wann nutzen Sie whistle.law als Tool?


Wir haben es im Sommer 2022 installiert und es war schön zu sehen, dass es auf uns individuell angepasst und stellenweise erweitert wurde. Denn ausschlaggebend für uns war, dass wir das System für weit mehr als nur den Hinweisgeberschutz nutzen können. Es ermöglicht uns jene Lücken in der Unternehmenskommunikation zu schließen, die wir bis dato generell noch hatten, beispielsweise die Aspekte digitale Anwendung und Anonymisierbarkeit. Mit geringem Aufwand haben wir das Tool auf verschiedene Sprachen eingerichtet. Wir waren begeistert, wie unkompliziert wir das System sogar auf unsere firmeneigene Duz-Kultur konfigurieren konnten und nun auch verschiedene Kategorien im Rahmen unseres Vorschlagsmanagement abdecken.

Die EU-Hinweisgeberrichtlinie wird hierzulande erst von wenigen Unternehmen umgesetzt. Manche haben zwar einen Plan, wie sie die Umsetzung gestaltet werden, der Großteil der Firmen allerdings hat sich noch gar nicht mit den neuen Anforderungen beschäftigt.
Wieso haben Sie sich entschieden, das System schon so bald einzurichten?


Wir haben uns für eine frühzeitige Umsetzung entschieden, da die Absicht des Gesetzes großen Sinn macht und auch bei uns eine Lücke schließt. Whistleblower geben bis dato ihre Meldungen vor allem über analoge Wege und personelle Instanzen ab. Hotlines sind ebenso denkbar wie die physische Variante via E-Mail oder ein klassischer Meldebriefkasten, den es bei uns davor auch schon gab. Uns war aber schnell klar, dass die digitale Lösung eine ganze Reihe an Vorteilen bringt – für alle Beteiligten.

Und welche sind das konkret?


Für die Gewährleistung des Anspruchs an Anonymität, externe Eingabemöglichkeiten und zeitliches Tracking war die digitale Lösung das Mittel der Wahl. Wir haben uns für das System von whistle.law entschieden, weil es uns zeitgleich noch viel mehr Möglichkeiten bietet: Wir decken über dieses System beispielsweise unsere internen Tipps und Anregungen genau wie die Fragen an die Geschäftsführung ab. Ein großer Vorteil ist, dass wir viel schneller reagieren, als wenn etwa ein Hinweis in den analogen Kummerkasten eingeworfen wurde – damals war so etwas erst nach drei Monaten bei mir auf dem Tisch, jetzt sehe ich es sofort.

Wie haben Sie das Tool eingeführt und bei der Belegschaft kommuniziert?


Wir haben dazu die Blitzschulung per Videocall genutzt. Wer nicht dabei sein konnte, für den stand die Aufzeichnung zur Verfügung. So haben wir whistle.law vorgestellt und erklärt – was ist weiter wie nutzbar und was gibt es nicht mehr, was ist neu. In der monatlichen schriftlichen Mitteilung der Geschäftsführung gab es dazu einiges nachzulesen und wir haben das Thema immer wieder aufgegriffen. Vor allem laden wir die Belegschaft regelmäßig dazu ein, die digitale Cloudlösung zu nutzen. Wir haben übrigens zwei Kanäle eingerichtet – sowohl für externe Hinweise als auch zur internen Nutzung.

Welche Erfahrungen haben Sie nach nunmehr einem Dreivierteljahr gemacht?


Die internen Themen, die über das System bei uns eingehen, sind bisher harmlos und zum Glück noch nichts, was das Gesetz als relevanten Hinweis definiert. Vielmehr sind es Aspekte, die unsere Beschäftigten gerne mal auf die Agenda setzen oder besprechen wollen. Bislang beschränken sich die über das neue System eingegangenen Hinweise auf Verbesserungsvorschläge. Manchmal geht es um Befindlichkeiten oder Dinge, die einfach mal im Betrieb angesprochen werden sollen.

Welche Themen kommen denn so herein?


Durch Corona beispielsweise fiel in den letzten Jahren das Sommerfest aus. Manche Hinweise widmen sich diesem Umstand – die Menschen vermissen dieses Event und wünschen es sich zurück. Manche nutzen einfach den neuen Meldekanal, anstatt uns eine E-Mail zu schreiben. Einmal wurden wir darauf aufmerksam gemacht, dass die Hygieneartikel in der Damentoilette leer sind. Vermutlich hatte da jemand Scham, direkt zum Besteller zu gehen – also wussten wir davon und konnten uns umgehend darum kümmern.

Die Anonymität hat also durchaus einen Stellenwert?


Diese wird durchaus genutzt, wobei wir auch nicht-anonymisierte Hinweise erhalten. Mich wundert manchmal, was anonymisiert reinkommt, weil es gar nicht heikel oder brisant ist. Doch wenn sich die Menschen damit wohler fühlen, ist es völlig in Ordnung – Hauptsache, der Kanal wird genutzt, wir werden auf Themen aufmerksam und können etwas unternehmen. Ich halte es für absolut genial, dass wir über das System auch mit einem anonymen Hinweisgeber kommunizieren und in den Austausch kommen können, ohne seine Identität zu lüften. Dadurch können wir bei Bedarf wichtige Nachfragen zum Sachverhalt stellen und dem Hinweisgeber transparent machen, was wir in die Wege leiten, um seinem Hinweis nachzugehen. Das ist eine sehr positive Ergänzung. Einmal gab es eine nette Begebenheit: Auf dem Büroflur sprach mich jemand an und berichtete, dass er einen Hinweis anonym im System eingestellt hat – das hatte fast schon etwas Humorvolles.

Gab es auch schon externe Meldung?


Nein, solche gab es seither noch keine. Ich denke das liegt an unserem sehr guten Kundenservice, der erreichbar ist und unsere Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner auf hervorragend geschultes Personal treffen. Anliegen werden hier direkt angesprochen, beraten und geklärt. Unsere Anwender sind es gewohnt, schnelle und professionelle Hilfe zu bekommen. Wer etwas melden will, kann das hier tun – vermutlich wird daher bislang nicht nach anderen Möglichkeiten gesucht.

Wie gehen Sie mit einem Hinweis um?


Es gibt dafür einen entsprechenden Prozess, der zentral in der Personalabteilung angesiedelt ist. Bei uns gibt es zwei zuständige Personen, die das System administrieren und den Kontakt zu whistle.law halten. Die Hinweise gehen schriftlich über das System ein. Bei der Eingabe kann der Hinweisgeber sein Anliegen bereits einem Themenkomplex zuweisen. Dass der Empfängerkreis themenspezifisch unterschiedlich definiert ist, funktioniert über das Tool ganz hervorragend. Je nach Thema geht der Hinweis direkt an die Geschäftsführung oder bei einer bestimmten Produktkategorie wird die entsprechende Qualitätssicherung involviert.

Sie arbeiten also nach einem Vier-Augen-Prinzip?


Vier Augen und zwei Abteilungen – so ist sichergestellt, dass kein Hinweis nur von einer Person gesehen, etwas gemauschelt oder schlimmstenfalls unter den Teppich gekehrt werden kann. Ein allgemeiner Hinweis schlägt beispielsweise sowohl bei uns in der Personalabteilung als auch in der Geschäftsführung auf. Dem voran geht die Vorauswahl eines Themas, falls ein Fachbereich betroffen ist. Das ist einerseits effizient und schon andererseits die Ressourcen aller Beteiligten. Über das System lässt sich auch genau nachvollziehen, was mit dem Hinweis gemacht wurde. Eine Meldung ist ja erst der Startschuss, dann geht es darum, den Hinweis sauber abzuwickeln. Wir legen dabei Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung, wollen am Prozesse feilen, effektiv sein.

Aktuell ist einiges in Bewegung, das Gesetz rückt in greifbare Nähe. Sie sind ja nun schon bestens ausgerüstet – merken Sie trotzdem etwas davon?


Das Thema Hinweisgeberschutz wird immer aggressiver an uns Personaler gespielt. Die Wahrnehmung unter Personalern und Verantwortlichen ist in den letzten Wochen gestiegen. Viele Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen kontaktieren uns und wollen von uns lernen, unsere Erfahrungen hören. Über Verbände und Foren werden wir als Best Practice angefragt, man sucht unseren Rat. Ihr habt da doch was… dann erzählen wir gerne, wie wir whistle.law nutzen. Nach dem Gesetzesabschluss werden wir vermutlich noch Anpassungen vornehmen. Aktuell sind wir sehr zufrieden mit dem System.

Was raten Sie anderen Unternehmen?


Die Maßnahmen rund um den Meldeschutz frühzeitig umzusetzen, macht absolut Sinn. Ein richtiges Verhalten braucht aus meiner Sicht nicht immer ein Gesetz mit Strafkatalog. Ich rate jedem, sich jetzt schon um das Thema zu kümmern, aktiv zu werden und das Hinweisgebersystem zu implementieren. Für uns war das der beste Weg. Ohnehin wollten wir die Mitarbeiterkommunikation digitalisieren, noch transparenter machen, Lücken schließen. Weil wir das proaktiv gemacht haben, konnten wir dem Ganzen einen positiven und konstruktiven Rahmen geben und einen super Start hinlegen. Wenn ein Unternehmen so ein System rein im Zuge des Gesetzes einführt, stelle ich mir das schwieriger vor. Keiner sollte warten, bis er zum Meldesystem verdonnert wird. Wer darin die Chance begreift, seine Kommunikationswege zu verbessern, hat die Nase vorn.

Weitere Beispiele wie whistle.law erfolgreich eingesetzt wird finden Sie hier.

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