Buchen Sie eine Ombudsperson
Sie wollen sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren? Dem Hinweisgeberschutz nachkommen, ohne eigene personelle und zeitliche Ressourcen dafür aufzubringen? Dann nutzen Sie unseren Rundumservice! Wir stellen Ihnen ein Ombudsteam zur Verfügung. Dieses koordiniert den einwandfreien Umgang mit eingehenden Hinweisen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Eine Ombudsperson steht als externer und unabhängiger Ansprechpartner zur Verfügung. Die Vergabe der Aufgaben rund um den Hinweisgeberschutz an eine externe Stelle bringt für Sie entscheidende Vorteile.
Unsere Ombudspersonen
- sind immer auf dem aktuellen Stand der relevanten Gesetze
- kümmern sich aktiv um die Vorgänge
- stellen die Einhaltung der Termine und Rückmeldepflichten sicher
Verlassen Sie sich darauf! Sie und Ihr Team werden gezielt und lediglich bei Bedarf involviert. Das spart bei der Bearbeitung der Hinweise viel Zeit.
Übrigens: Die Betrauung eines externen, professionellen Dienstleisters mit den Aufgaben der internen Meldestelle (sog. Ombudstätigkeit) ist vom Gesetz sogar ausdrücklich möglich und vorgesehen.
Ombudstätigkeit - umfassend und korrekt
Unsere Ombudspersonen kümmern sich professionell um Ihren Hinweisgeberschutz.
Das bedeutet im Detail, dass sie
- eingehende Hinweise zeitnah sichten und eine Erstbewertung durchführen
- mit der Sachaufklärung beginnen und dafür entsprechende Maßnahmen ergreifen
- sich mit der Zwischenbewertung des Sachverhaltes befassen
- Empfehlungen formulieren, um einen Missstand dauerhaft abzustellen
- das Zeitmanagement, nötige Eskalationen und die Kommunikation mit allen Beteiligten übernehmen
Kompetenzen - am besten im Team
Um Hinweise entgegenzunehmen und zu bearbeiten, braucht es eine geeignete Ombudsperson. Diese
- hat fachlich einschlägige Erfahrung
- geht mit Informationen vertraulich um
- dokumentiert ihre Tätigkeit lückenlos
- ist weisungsungebunden
- verantwortet den Prozess ganzheitlich organisatorisch, aber nur begrenzt inhaltlich
Bei der Bandbreite an potenziellen Themen, die Gegenstand eines Hinweises sein können, empfehlen wir ein Team aus Ombudspersonen.
Fähigkeiten und Erfahrungen
Unsere Ombudspersonen sind darauf geschult,
- einen Sachverhalt zu verstehen
- fehlende Informationen zu identifizieren und einzutreiben
- ihre Tätigkeit strukturiert zu dokumentieren
- Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen als ungeeignet zu identifizieren
- weitere Kompetenzen (Spezialanwälte, Datenschützer, Detekteien) einzubinden
- konkrete Empfehlungen auszusprechen
Verantwortungsvolle Koordination
Wir übernehmen Ombudsaufgaben mit einem Team von mindestens drei Personen. So gewährleisten wir die strukturierte und zielgerichtete Bearbeitung. Dabei legen wir großen Wert auf
- personalisierte Logins
- die Installation einer Lead-Ombudsperson
- einwandfreie Team-Koordination
- eine zeitnahe Reaktion auf eingehende Fälle
- qualifizierte Reaktion innerhalb von drei Werktagen
- Zugriff auf Erfahrungshorizonte und umfassendes Know-how
Kosten der externen Ombudstätigkeit
Die Übernahme der Ombudstätigkeit stellen wir Ihnen in einem Basispaket zur Verfügung. Dieses beinhaltet die
- Einrichtung der Ombudspersonen im System Ihres Unternehmens
- Absprache der Themengebiete und das Zuweisen der Personen
- Abstimmung der Zuständigkeit und Vorgehensweise bei Hinweisen
- Erstannahme, Sichtung, Erstbewertung und Terminverfolgung
Das Paket enthält einen konkreten Stundenumfang und richtet sich nach Ihrer Unternehmensgröße. Zusätzliche Leistungen rechnen wir aufwandsabhängig ab. Die Zeiten werden lückenlos erfasst und die Tätigkeiten dokumentiert. Bei der Abrechnung erfolgt kein Bezug zu einzelnen Fällen.
Haben Sie Fragen?
Kontaktieren Sie uns! Wir beantworten gerne Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die individuelle Obudstätigkeit für Ihr Unternehmen.