Eingang einer Meldung – und nun?

Neuer Hinweis

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet – in Umsetzung der Hinweisgeberschutzrichtlinie (RL (EU) 2019/1937) – nicht nur juristische Personen des privaten Sektors, sondern auch juristische Personen des öffentlichen Sektors, interne Meldestellen für die Abgabe von Meldungen über Verstöße einzurichten.

Wird dann aber tatsächlich die erste Meldung abgegeben – wie geht man mit dieser um? Wie ist der konkrete Ablauf nach Eingang einer Meldung? Was sind die ersten Schritte, die die Bearbeiter der internen Meldestellen vornehmen müssen? Gibt es Verfahrensschritte, die zwingend einzuhalten sind?

Details zu den Aufgaben einer internen Meldestelle sowie zu den von ihr zu erfüllenden Anforderungen bei der Einrichtung finden Sie in unserem Blog-Beitrag zu den internen Meldestellen.

Etablierung eines internen Prozesses zum Umgang mit Meldungen


Verpflichtete haben nicht nur eine interne Meldestelle einzurichten, sondern auch Prozesse zum Umgang mit Meldungen zu etablieren. Empfehlenswert ist neben der Einhaltung der zwingenden Regelungen nach dem HinSchG, dass die Unternehmensführung mit den zuständigen Bearbeitern der internen Meldestelle einen internen Richtlinienkatalog an Verfahrensschritten und Folgemaßnahmen ausarbeitet, um den ordnungsgemäßen Umgang mit Meldungen sicherzustellen.

Zwingende Regelungen zum Prozess nach dem HinSchG


Zwingend einzuhaltende Verfahrensregelungen nach dem HinSchG sind u.a., dass spätestens 7 Tage nach Eingang einer Meldung eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person zu senden ist und nach weiteren 3 Monaten grundsätzlich eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person zu erfolgen hat, mit welcher diese über die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert wird (n. jeweils nachfolgend). Daneben muss die vom Verpflichteten eingerichtete interne Meldestelle zu jeder Zeit die Vertraulichkeit der Identität bestimmter Personen gewährleisten, u.a. der hinweisgebenden Person sowie derjenigen Personen, die Gegenstand einer Meldung sind.

Mit der Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle geht zudem regelmäßig die Verarbeitung personenbezogener Daten – nicht nur der hinweisgebenden Person, sondern aller in der Meldung genannten Personen – einher. Vor diesem Hintergrund ist zwingend darauf zu achten, dass die internen Prozesse zum Umgang mit Meldungen und die hierfür eingesetzten Hilfstools, wie insbesondere entsprechende IT-Lösungen, datenschutzkonform ausgestaltet sind.

Überdies darf es infolge der Meldung zu keinen Repressalien zu Lasten der hinweisgebenden Person im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit kommen. Nähere Informationen zu Repressalien und Sanktionen nach dem HinSchG finden Sie in unserem Blog-Beitrag.

Konkreter Umgang mit einer Meldung


Doch geht dann tatsächlich die erste Meldung bei der internen Meldestelle ein – wie geht man mit dieser ordnungsgemäß, insbesondere unter Beachtung der zwingenden Verfahrensregelungen des HinSchG, um? Vor dieser Frage stehen viele Unternehmen spätestens dann, wenn die erste Meldung eingeht. Aber auch die hinweisgebende Person stellt sich die Frage, was bzw. wie mit ihrer Meldung umgegangen wird und was sie in Bezug auf etwaige Rückmeldungen bzw. Rückfragen erwarten darf.

Kommunikationskanal?


Wie bereits erwähnt, ist der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung zu übermitteln. Grundsätzlich hat die interne Meldestellt während des gesamtem Verfahrens Kontakt mit der hinweisgebenden Person zu halten; hierbei kann ein – auch vollständig anonym ausgestaltbarer – Kommunikationskanal zwischen der hinweisgebenden Person und der internen Meldestelle helfen.

Zuständigkeits- und Stichhaltigkeitsprüfung


Nach Eingang der Meldung folgt die Prüfung, ob der gemeldete Sachverhalt überhaupt in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 des HinSchG fällt, d.h. ob die Meldung überhaupt von der internen Meldestelle zu prüfen ist und die übrigen Vorschriften des HinSchG anwendbar sind. Welche Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen, lesen Sie in unserem Blog-Beitrag zu den Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Ist der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet, wird die Meldung entweder von der internen Meldestelle selbst geprüft oder von dieser an die zuständige Abteilung des Verpflichteten weitergeleitet und dort auf Stichhaltigkeit geprüft. Bei weiterem Aufklärungsbedarf, welcher in der Praxis die Regel ist, wird die hinweisgebende Person um weitere Informationen ersucht; auch hierbei hilft der bereits erwähnte Kommunikationskanal zwischen der hinweisgebenden Person und der internen Meldestelle, welcher bei anonymen die einzige Möglichkeit von Rückfragen darstellen dürfte.

Rückmeldung nach 3 Monaten


Nach Prüfung der Stichhaltigkeit gibt die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten, spätestens jedoch 3 Monate und 7 Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung (s. bereits zuvor). Mit der Rückmeldung wird die hinweisgebende Person über die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.

Geplante und ergriffene Folgemaßnahmen


Mögliche Folgemaßnahmen einer Meldung und deren Prüfung sind insbesondere: (i) die Einleitung interner Untersuchungen bei dem durch das HinSchG Verpflichteten, (ii) der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen bzw. mangels Stichhaltigkeit oder (iii) die Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an Gerichte oder zuständige Behörden.

Folgemaßnahmen – aber welche?


Welche Folgemaßnahmen die internen Meldestellen konkret ergreifen bzw. zu ergreifen verpflichtet sind, ist abhängig vom jeweiligen gemeldeten Sachverhalt und lässt sich nicht pauschal beantworten. Lesen Sie in unserem Blog-Beitrag zu Folgemaßnahmen, was unter den einzelnen Folgemaßnahmen zu verstehen ist und in welchen Fällen u.a. die Abgabe des Sachverhalts an die Staatsanwaltschaft zu erfolgen hätte. Zudem lesen Sie in unserem anderen Blog-Beitrag, wie mit einer Meldung am Beispiel des Wirecard-Skandals vor dem Hintergrund des heutigen HinSchG umzugehen gewesen wäre.

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