Der Weg zur erfolgreichen Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – Tipps für hinweisgebende Personen

Anforderungen an meine Meldung – was habe ich zu beachten?

Das HinSchG schützt hinweisgebende Personen vor Repressalien, welche die meldenden Personen ansonsten oft infolge einer Meldung zu befürchten haben bzw. hatten. Hierzu zählen u.a. Kündigung, Abmahnung, Nichtbeförderung oder sonstige Benachteiligungen im beruflichen Umfeld. Doch was muss ich als hinweisgebende Person bei einer Meldung beachten, um nach meiner Meldung auch tatsächlich vor Repressalien im Sinne des HinSchG geschützt zu sein?

Wer darf melden?

Zuerst muss geklärt werden, wer überhaupt berechtigt ist, eine Meldung nach dem HinSchG abzugeben. Meldungen dürfen alle natürlichen Personen abgeben, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach dem HinSchG vorgesehenen Meldestellen melden. Hierunter fallen u.a. Arbeitnehmer, Auszubildende, Kunden, Lieferanten und viele mehr. Lesen Sie auch in unserem Blog-Beitrag zu den wesentlichen Grundzügen des Hinweisgeberschutzgesetzes, welche Personen noch nach dem HinSchG Meldungen abgeben dürfen.

Wer ist vom Schutzbereich des HinSchG erfasst?

Nachdem klar ist, wer überhaupt berechtigt ist, Meldungen abzugeben, muss im zweiten Schritt geklärt werden, welche Anforderungen das HinSchG an die Abgabe von Meldungen stellt. D.h. was erwartet das HinSchG von den hinweisgebenden Personen? Denn vom Schutz des HinSchG profitiert nicht jede meldende Person, sondern nur diejenigen Person, die hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen. Meldungen können Sie als hinweisgebende Personen häufig auch vollkommen anonym abgeben, dies jedoch auch nur, wenn Sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen.

„Hinreichender Grund zu der Annahme“ – was bedeutet das?

Den Schutz vor Repressalien haben nach dem HinSchG nur hinweisgebende Personen, die hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen. Was bedeutet dies eigentlich? Hinweisgebende Personen sind verpflichtet, Meldungen nur nach bestem Wissen und Gewissen zu machen. Und was heißt nun wieder „nach bestem Wissen und Gewissen“?

Kein Hinweisgeberschutz bei bewusster Falschmeldung

Hinweisgebende Personen dürfen nur wahrheitsgemäße Angaben machen und keine wissentlich falschen oder irreführenden Verdächtigungen äußern. Denn bei bewussten Falschmeldungen profitieren diese Personen nicht vom Schutz des HinSchG, was wiederum bedeutet, dass diese Personen nicht vor Repressalien geschützt werden.

Was muss ich bei der Meldung beachten?

Hinweisgebenden Personen wird empfohlen, bei der Meldung nicht nur die Anforderungen an die Meldung nach dem HinSchG zu beachten, sondern auch im Blick zu behalten, den von ihnen gemeldeten Sachverhalt so präzise wie möglich zu beschreiben. Den Bearbeitern der Meldung soll die Prüfung und Einschätzung des Sachverhalts so leicht wie möglich gemacht werden, um schnell etwaige Folgemaßnahmen umsetzen zu können.

Mit W-Fragen zur erfolgreichen Meldung

Prüfen Sie deshalb Ihre Beschreibung des Sachverhalts anhand der 6-W-Fragen: Was, Wann, Wo, Wie, Wer und Warum. Verfügen Sie zudem über Dokumente oder sonstige Nachweise zu dem von Ihnen gemeldeten Sachverhalt, die Sie für relevant einstufen? Dann laden Sie auch diese Dokumente und Nachweise im Hinweisgebersystem hoch. Sollten Sie Ihre Meldung anonym abgeben und auch anonym bleiben wollen, so achten Sie bei den hochgeladenen Dokumenten und Nachweisen darauf, dass sich aus diesen keine Rückschlüsse über Ihre Identität ziehen lassen (Stichwort: Metadaten). Ob eine automatische Löschung von Metadaten durch den Anbieter einer Hinweisgeberplattform den Straftatbestand „Fälschung technischer Aufzeichnungen“ gemäß § 268 StGB erfüllt, ist noch nicht abschließend geklärt, weswegen Sie hier möglichst selbst aktiv werden sollten.

Was muss ich nach der Meldung beachten?

Nach dem HinSchG erhalten Sie über das Hinweisgebersystem spätestens 7 Tage nach Eingang Ihrer Meldung eine Bestätigung des Eingangs und spätestens 7 Tage und 3 Monate nach Ihrer Meldung eine Rückmeldung über vom Unternehmen bereits getroffene und/oder geplante Folgemaßnahmen. Sollten Sie 7 Tage und 3 Monate nach Ihrer Meldung noch immer keine Rückmeldung erhalten haben, können Sie vermuten, dass Ihrer Meldung nicht nachgegangen wurde. Wenn Sie weiter daran interessiert sind, dass Ihrer Meldung nachgegangen wird und entsprechende Folgemaßnahmen umgesetzt werden, sollten Sie die Meldung erneut bei einer externen Meldestelle abgeben.

Lesen Sie in unserem Blog-Beitrag zum Verbot von Repressalien nach Abgabe einer Meldung, vor welchen benachteiligenden Handlungen Sie infolge Ihrer Meldung geschützt sind.